Organiser un symposium médical

juin 26, 2016

Le laboratoire Novartis organise un symposium à l’Hôtel Pullman de Bercy à Paris. Une rencontre qui a pour objet de faire échanger les professionnels, laboratoires comme médecins sur des sujets de recherches actuels et sur les traitements développés. Entre émargement, badges nominatifs et scan de présence sur les ateliers, l’organisation est millimétrée et ajustée.  Une logistique confiée à Digitevent dont vous nous décrivons les étapes ci-dessous.

 

Format de l’événementevent_planner-1024x513

  • Plus de 240 médecins et chercheurs attendus 
  • Trois jours de conférences et d’ateliers
  • Une dizaine d’ateliers thématiques au programme
  • Un dîner de gala en clôture des trois jours

 

Besoins et problématiques métiers

Le standard de l’événement et le timing serré imposent de trouver des réponses optimales aux contraintes organisationnelles. Voici quelques points clés évoqués par le client :

  • Actualiser la liste des invités et intégrer les ajouts de dernière minute lors de l’émargement
  • Contrôler l’accès lors de l’arrivée des participants
  • Adopter un moyen flexible et rapide pour imprimer des badges nominatifs à l’arrivée des participants
  • Savoir qui participe à chaque atelier en notifiant leur présence sur les différents ateliers
  • Obtenir toutes les données relatives aux participants et les présences sur les ateliers thématiques

Les solutions apportées 

Un émargement sur tablette pour accueillir les participants

Les premiers participants arrivent. Plus besoin de feuilles d’émargement, de gommes et de stylos : les tablettes tactiles ont fait le ménage ! Depuis les tablettes, une interface d’émargement simple et intuitive permet de trouver en tapant les premières lettres du nom la personne à émarger.

L’interface gère même les fautes d’orthographe ! Aucune formation n’est nécessaire pour la prise en main et les invités de dernière minute peuvent être directement intégrés à la liste pendant l’émargement.

Tout savoir sur l’émargement sur tablette

Impression de badges sur site !

Un événement nécessite l’impression de badges nominatifs ? La solution prend en charge cet aspect : l’impression de badges nominatifs peut se faire directement sur site le jour de l’événement.

A l’arrivée de chaque participant, imprimez grâce à nos imprimantes bluetooth, une étiquette avec le nom de l’invité ainsi qu’un code barre permettant d’identifier le participant.
Les badges ont ici été imprimés en amont. Nous conseillons cependant de les imprimer au fil des arrivées…

En effet, la recherche ainsi que la distribution des badges au fil des arrivées retardent mécaniquement la gestion du flux des participants. Nos imprimantes thermiques peuvent imprimer jusqu’à dix étiquettes par seconde ! L’impression des badges peut donc très bien se combiner à l’émargement lors de l’arrivée de chaque invité.

Tout savoir sur l’impression des badges 

 

 

Notifier la présence sur les ateliers ou aux déjeuners

identification-barcode-flat-icon-01-Besoin de notifier le nombre de participants sur chaque atelier ?

Le système d’impression de badges avec code barre permet ensuite de notifier la présence des participants sur chaque atelier en scannant le badge via des douchettes. Ensuite il est possible de réaliser un export excel avec toutes les données : présence sur les ateliers ou autre et ainsi générer une base de données pour les événements futurs !

En savoir plus

 

Exporter toutes les données

V1_V2_Free_Promotion_Icon.fwA tout moment il est possible d’obtenir les statistiques sur les invités ou de réaliser un export des données en cliquant sur le bouton Export Excel,  depuis le back-office de l’application. Cela même pendant l’événement !

Le lien permettant d’obtenir les données d’émargement est accessible depuis le back-office de la solution.

Depuis la liste de participants en cliquant sur le bouton Export – PDF avec signatures il est possible d’obtenir un rapport détaillé comme ci-dessous :

 

Sans titre

 

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